Na década de 1990, o Arquivo da Casa Barão de Melgaço já havia recebido o precioso acervo da Família Mendonça – Estevão e Rubens – e incorporou, em 2001, a documentação da Família Rodrigues – Firmo e Dunga. Frente à dificuldade de proceder corretamente ao seu arranjo, visto se tratar de um conjunto documental bastante diversificado, uma vez formado de Biblioteca, dos papéis originais, além de uma grande quantidade de fotografias mobiliário e objetos, recorrermos à Universidade de São Paulo – IEB, para que pudéssemos adquirir conhecimentos metodológicos para este arranjo. Coincidentemente, essa instituição, em parceria com o Arquivo de São Paulo, estava promovendo um curso de Arranjo de Acervos Privados, sob a coordenação da Profa. Dra. Ana Maria de Almeida Camargo.
Fomos para a Capital paulista e durante 10 dias frequentamos o Arquivo Público de São Paulo, onde foi possível adquirir os necessários conhecimentos, tendo por base o arranjo do acervo privado de Afrânio Zugolotto, cineasta que ofereceu seu acervo ao citado Arquivo.

Após exercitar no arranjo deste acervo privado, nos reunimos com a Profa. Dra. Ana Maria de Almeida Camargo, uma das mais expressivas documentalistas brasileiras, para discutir o arranjo a ser adotado nos Acervos de Família, que incluíam mais de um titular.

A decisão final sobre a sistemática do arranjo constou da divisão, de parte da documentação, entre cada titular, sendo que outra uma delas deveria ser organizada de forma conjunta, uma vez que seria difícil estabelecer, com a necessária precisão, o que foi guardado por um ou outro.

De retorno a Cuiabá, montamos um projeto com apoio do CNPq/UFMT – Projeto Norte, visando a aquisição de mobiliário adequado para acomodação dos acervos, aquisição de material de consumo, confecção de caixas-arquivo personalizadas, além de verba necessária à contratação de auxiliares de pesquisa para desenvolver o trabalho. Foi este chão teórico-metodológico oferecido pela USP/Arquivo Público de São Paulo que nos serviu de base para o arranjo não só deste, mas dos demais acervos privados que ingressaram no Arquivo da Casa Barão de Melgaço, a exemplo dos papéis e objetos de Ubaldo Monteiro da Silva, de João Alberto Novis Gomes Monteiro, de Newton Alfredo Aguiar, Corsíndio Monteiro da Silva e muitos outros. Esforço paralelo se deu na sistematização do acervo da Família Mendonça – Estevão e Rubens, já catalogado inicialmente apenas por ordem numérica e sua adequação às chamadas por Grupo.

EXPLICAÇÃO GERAL

Os GRUPOS constituem subdivisões facilitadoras da pesquisa. Cada um deles é organizado cronologicamente, incluindo seu respectivo catálogo, acompanhado da documentação, na íntegra, disponibilizada em PDF.

GRUPO DOCUMENTOS PESSOAIS

Neste grupo estão incluídos documentos que pertenceram unicamente ao titular, a exemplo de carteira de identidade, CPF, certidões, diplomas e insígnias recebidas ou outorgadas ao titular por diferentes instituições.

GRUPO DOCUMENTOS DE FAMÍLIA

Incluem papéis pertencentes aos membros da família e que foram guardados pelo titular.

GRUPO PRODUÇÃO INTELECTUAL

Este grupo se divide em partes:

• Produção Original – aquela manuscrita ou datilografada originalmente, independente de ter sido publicada ou não.
• Produção Publicada – dividida em:
  • publicada em livros: estampam-se os PDFs dos livros digitalizados.
  • publicada em revistas – incluem artigos geralmente publicados em revistas do IHGMT ou da AML, igualmente digitalizados na íntegra.
  • publicada em jornais: estampa os artigos editados e digitalizados.

GRUPO COMUM AOS TITULARES

GRUPO UNIVERSO DE INTERESSE

O Universo de Interesse aglutina documentos acumulados pelos titulares durante sua trajetória de vida. Considerando a dificuldade de ser estabelecida exata separação entre os componentes das Famílias e quais deles considerou relevante guardar, os papéis se tornaram comuns aos titulares. Trata-se de artigos de jornais, revistas, escritos e manuscritos que não dizem respeito à sua produção, ou de seus familiares, mas sim de outrem, mas que foram ciosamente acumulados, visto serem relevantes. De outro, este conjunto documental oferece ao consulente um amplo universo do que foi lido e suas predileções.

GRUPO FOTOGRAFIAS

As famílias acumularam diversas imagens em fotografia, seja de familiares, parentes e amigos, além daquelas referentes à paisagem urbana de Cuiabá e de outras localidades, tornando de difícil tarefa estabelecer, com precisão, o que foi guardado originalmente por um ou outro titular. Por isso mereceram digitalização e foram catalogados num único grupo.